Leggenda vuole che, nel corso degli anni durante le conferenze nel mondo informatico, le idee migliori uscissero durante le chiacchierate tra un talk e l’altro tra i partecipanti (oppure se non credete alle leggende, c’è sempre Wikipedia)
Da qui è nata l’idea di organizzare gli Open Space: eventi incentrati esclusivamente sulla modalità della tavola rotonda, cioè una serie di chiacchierate su argomenti decisi dai partecipanti e non discesi dall’alto in stile deus ex machina.
Abbiamo quindi deciso di provare a organizzarne uno interno.
REGOLE
Partiamo dai punti fermi di un Open Space.
La regola delle regole è la legge dei due piedi: significa che ognuno si prende la responsabilità per ciò che interessa e ha il diritto di spostarsi tra le conversazioni dove può contribuire o imparare al meglio.
Mentre le quattro regole fondamentali sono:
- Chiunque partecipi è la persona giusta
- Qualsiasi cosa accada è quello che è giusto che accada
- Quando comincia (e come comincia la conversazione) è il momento giusto
- Quando l’argomento è esaurito o chi partecipa ritiene sia arriva la conclusione, si chiude.
Queste regole servono per chiarire che la cosa giusta è seguire il flusso, nessun paletto, nessuna costrizione, anche se la conversazione si apre parlando di programmazione funzionale e prosegue con la coltivazione di patate sulle Ande va tutto bene (e nel caso si sfori rispetto allo slot temporale prestabilito ci si può spostare in un altro spazio per proseguire).
Come l’abbiamo organizzato:
Il tema della giornata è stato come abbiamo affrontato il lockdown extra lavorativo?
Abbiamo deciso di non parlare di argomenti tecnici per poter staccare completamente dalla code routine e condividere con i colleghi le passioni e gli interessi che non rientrano (necessariamente) nella grande sfera IT. In questo modo abbiamo potuto far emergere le persone dietro al codice, facilitando quei momenti di conoscenza tra human beings di team diversi che faticano a trovare momenti di condivisione causa impedimenti geografici, di tempistiche e consegne.
La giornata è stata divisa quindi in due momenti: Marketplace e Open sessions.
Marketplace:
La prima fase della giornata è stato il Marketplace.
Chiunque volesse ha proposto un argomento sapendo di avere a disposizione uno slot di 45 minuti. Le proposte sono state aggiunte poi alla pianificazione pomeridiana fino a completamento degli slot disponibili: il primo che ha proposto un argomento sceglie la stanza e lo slot.
Open sessions:
Dalle 14 fino alle 18 c’è stato l’accesso alle varie stanze per l’Open sessions: 3 stanze, 5 argomenti per stanza, 15 diverse conversazioni per tutto il pomeriggio. A questo punto chi partecipa si sposta nella stanza con l’argomento scelto e si comincia!
Resta disponibile la stanza principale usata per il Marketplace, per la sessione di chiusura a fine giornata e per le pause/proseguimento discussioni che escono dallo slot temporale prestabilito.
Abbiamo comunque attivato un canale Slack dedicato per eventuali comunicazioni e un semplice spreadsheet per l’agenda.
Gli argomenti trattati sono stati tantissimi: inizialmente avevamo pensato di fare 3 stanze da 3 slot temporali ma grazie alla quantità di argomenti proposti abbiamo deciso di rimodulare gli slot temporali per potere aggiungere più argomenti.
Le sessioni sono cominciate parlando di Raspberry e Arduino (quando il lato smanettone/nerd non ti abbandona mai!), di armocromia (ti vesti sempre di rosso, sei sicuro che ti stia bene?) e come trovare uno spazio di decompressione (magari pedalando in camera da letto su un rullo con un simulatore di ciclismo su strada).
Abbiamo continuato con i Lego (non si esce vivi dalle collezioni medievali anni ‘80 o dai technic!), il decluttering (immagino sia superfluo dire di cose si tratta, no?) e quale strumento migliore della chitarra per affrontare un lock-down? Forse l’ukulele!
A seguire si è parlato di boardgames (sì sì, sono i giochi da tavolo ma non necessariamente quelli classici tipo Risiko o Monopoly), di vino (ma non per affogare il dispiacere di non potere incontrare amici e parenti causa chiusura) e di arti marziali (che, combinate con il vino, portano allo stile dell’ubriaco).
E i libri? Sicuramente un ottimo modo per viaggiare e ci siamo anche chiesti quanto ci manchi viaggiare (sì, ci manca) e ci manca anche fotografare i luoghi visitati (e c’è chi si è avvicinato alla fotografia proprio durante il lockdown).
Ma abbiamo parlato anche di serie tv e anime (stando attenti a non spoilerare nulla – spoiler – non ha funzionato! XD), di come provare ad arrivare a una situazione plasticfree (riuscendoci in parte) e di mutui 100% (o di unicorni, o della magia, o della pentola d’oro alla fine dell’arcobaleno!).
A pochi giorni di distanza abbiamo mandato un questionario per avere dei feedback e i risultati sono stati tendenzialmente positivi con degli spunti interessanti:
- c’è stata una soddisfazione generale per l’evento,
- è stata reputata una giusta durata dalla maggior parte dei partecipanti,
- è stata suggerita la votazione degli argomenti a sostituzione del “chi prima arriva meglio alloggia”, magari successiva alla fase di Marketplace,
- altro consiglio: l’aggiunta di una pausa a metà pomeriggio per staccare qualche minuto dallo schermo.
Considerazioni finali:
Dopo una leggera frizione iniziale col passare del tempo ci siamo lasciati andare. Dovremo certamente re-imparare a comunicare con gli altri: ha vinto però la voglia di chiacchierare, di raccontarsi al di fuori della propria abitazione e della propria routine.
Unica nota dolente è stata essere in call tutto il giorno, il limite dello schermo è, sfortuntamente, difficile da superare.
Alcuni di noi sono rimasti in call anche alle 12.00 con colleghi che non sentiamo abitualmente parlando di dieta vegana e arrivando a amazon, prima di salutarci per il pranzo, e ci siamo connessi nuovamente anche prima di cominciare le sessioni prendendo un classico caffè da remoto.
Abbiamo percepito la voglia di aiutare e dare una mano a affrontare questo momento (anno) difficile per tutti e è stato bello prendersi del tempo per dare profondità e tridimensionalità a persone che abitualmente non si frequentano.
