Per l’ultima retrospettiva dell’anno, ci siamo chiesti se il formato che solitamente utilizziamo per migliorarci fosse quello corretto. Svolgiamo regolarmente retrospettiva adottando il formato STOP, START, CONTINUE: è un ottimo formato che guarda al passato ma anche al futuro, e di volta in volta escono indicazioni interessanti. Il rischio, nell’utilizzare sempre lo stesso formato, è che si entri in un meccanismo di routine: finiamo per confrontarci con noi stessi e con gli altri ereditando ritmo e argomenti dalle retro precedenti col rischio di perdere sia entusiasmo che efficacia.
Dicembre è il mese che chiude un anno ma che, contestualmente, getta la basi per il successivo. Per questo ci siamo detti: perchè invece di dedicare 2/3 dell’effort per guardarci al presente ed al passato (CONTINUE e STOP) non ci dedichiamo al 100% a futuro?
Ecco perché, per la nostra retrospettiva di fine anno, abbiamo deciso di adottare un formato mai sperimentato prima in CodicePlastico: la futurespective.
Futurespective: il futuro a portata di post-it
In cosa consiste? Il formato è molto interessante: dobbiamo proiettarci ad un’ipotetica data futura (potrebbe essere la fine del primo incremento di un progetto, un timeframe di 6 mesi, oppure i prossimi X sprint) e ipotizzare di aver raggiunto degli obiettivi. E’ molto importante esprimere gli obiettivi al tempo presente: con la mente e col corpo noi siamo là e quindi parliamo al presente!
Ecco cosa è successo durante la futurespectiva.
Goal
Ciascuno di noi ha elencato i GOAL che, come CodicePlastico, ABBIAMO raggiunto nel 2021. Non vi tornano i verbi utilizzati? Ebbene si, i verbi sono corretti: ci siamo immaginati di essere già alla fine dell’anno e abbiamo identificato gli obiettivi raggiunti.
Per spiegarvi come funziona una retrospettiva vi proponiamo questo esempio: immaginiamoci di aver raggiunto l’obiettivo di produrre il primo vaccino contro il corona virus.
Abbiamo raccolto tutti i nostri goal, li abbiamo clusterizzati e votato i cluster più significativi per ciascuno di noi.
Cosa potrà andare storto? Quali sono le chiavi del successo?
A questo punto abbiamo liberato l’immaginazione e la nostra esperienza, ed abbiamo ipotizzato i fattori di successo e quali di insuccesso che ci hanno consentito o hanno minato il raggiungimento dei goal.
Ad esempio, tornando al nostro goal di produrre il primo vaccino italiano per combattere il covid, i fattori di successo potrebbero essere:
- che il sito web per la registrazione delle prenotazioni ha funzionato alla grande e
- che l’utilizzo di presidi di protezione ha portato ciascuno di noi a non ammalarsi,
ma ci saranno stati anche aspetti negativi, che hanno minato il raggiungimento del risultato, come:
- il mancato utilizzo di siringhe usa e getta che ha richiesto una complessa procedura di sterilizzazione al termine di ogni somministrazione ed ha dilatato i tempi e richiesto l’assunzione di 34.000 dipendenti.
Let’s do this!
Basandoci su questi ipotetici fattori di successo, abbiamo identificato le action items necessarie a raggiungere l’obiettivo.
Quindi, tornando all’esempio sopra, l’acquisto di presidi medici di protezione individuale e di siringhe usa e getta, ma soprattutto la creazione di un sito per la prenotazione della vaccinazione.
Da qui potranno quindi nascere card nelle vostre board, che vi potrete assegnare e che potrete utilizzare come promemoria per i vostri buoni propositi del 2021, ma sarà ricco di meravigliose sorprese.
Vuoi organizzare una FutureSpettiva? Ecco la todo-list
1. Presentare l’obiettivo del meeting:
Non è troppo tardi per sfruttare questo meeting per settare i vostri obiettivi il 2021, ma potreste farlo anche per altri temi, come all’avvio di un nuovo progetto. Ricordatevi che l’obiettivo del meeting dev’essere chiaro e condiviso da tutti i partecipanti. Per questo, un paio di giorni prima, vi consiglio di annunciare il meeting sul canale Slack e iniziare a raccogliere e soprattutto a rispondere ai primi dubbi.
Se il team non ha mai affrontato una futurespettiva è fondamentale che nell’annuncio sia spiegato brevemente il procedimento: il team deve guardare al futuro, al 2021, e definire processi, interazioni, strumenti, temi ideali e identificare come raggiungere questi obiettivi.
È fondamentale che il team arrivi al momento della futurespettiva con il giusto mindset.
In questo messaggio, ricordatevi di indicare:
- Calendarizzazione: Ora,“luogo” (in questo momento di abbondanza di strumenti per fare call, non lasciate nulla al caso) e tempo necessario
- Link allo strumento condiviso: noi abbiamo usato google spreadsheet per semplicità – non avevamo problemi di privacy particolari e ci siamo fidati dell’onestà del team nel dot voting, ma sappiate per esperienza che quando i goal sono tanti, il clustering richiede tempo.
- Preparare e presentare un paio di esempi: è stato ri-presentato lo scenario del “rilascio” del primo vaccino italiano per combattere il coronavirus ed è stato fatta una simulazione di futurespettiva a velocità 6x (aka, velocità smodata)
2. Tutto chiaro?
Accertarsi che tutto sia chiaro: se non ci sono dubbi… iniziamo!
3. Prepara il kit del bravo agilista
Qualcosa per segnare il tempo, qualcosa per prendere appunti, una buona dose di pazienza 😉
4. Si parte!
Scriviamo x goal per il prossimo anno? Per i prossimi 6 mesi? Per la prossima retrospettiva? Definiamolo insieme! In base all’obiettivo temporale della vostra futurespettiva settate l’orizzonte ed iniziate a scrivere goal. I gol saranno a volte anche fantasiosi, ma permetteranno di far emergere in modo libero i desideri più pazzi di ciascuno di noi. Dalla nostra futurspettiva è emerso che siamo diventati la prima software house italiana, per cui rimbocchiamoci le maniche e buon lavoro a tutti 🙂
5. Mettiamo tutte le nostre idee nella colonna Goal
Noi abbiamo deciso di utilizzare Google Sheet, suddividendo il foglio in 6 colonne:
- Goal
- Cluster
- Voti
- Opportunità (Cosa ci ha consentito di raggiungere l’obiettivo?)
- Rischi (Cosa HA MINATO il raggiungimento dell’obiettivo?)
- Action Items
6. Clusterizziamo le idee
Troviamo una descrizione per il cluster che racchiuda TUTTI i goal che contiene. Nessuno deve dire si, ma il mio goal…
7. Votare!
Votiamo i cluster e ordiniamoli in base al punteggio in ordine descrente.
8. Identifichiamo cosa ha minato il raggiungimento del MACRO-GOAL di questo cluster.
Attenzione… HA MINATO, ricordatevi che partiamo sempre dal presupposto che l’obiettivo è stato raggiunto per cui quello che andiamo ad individuare è un rischio che, durante l’ipotetica vita del progetto, abbiamo rilevato e gestito e la cui gestione ci ha permesso di raggiungere l’obiettivo, ma che certamente non vogliamo più trovarci ad affrontare.
9. È il successo, darling!
Identifichiamo gli elementi di successo.
10. L’azione è tutto!
Identifichiamo le action da mettere a terra per raggiungere quest’obiettivo
11. Saluti
Si chiude, si ringrazia, si saluta.
Tieni il tempo!
A livello di tempistiche vi serviranno 2 ore giuste, così suddivise:
- Set the Stage (5 minutes) => Esempio
- Generate Goals (10 minutes) => Generazione dei goal
- Gather Data (30 minutes) => Clusterizzazione e definizione nume del cluster
- Generate Insight (40 minutes) => Pro e contro di ciascun cluster
- Decide What to Do (30 minutes) => Action items
- Close (5 minutes) => Saluti
Strumenti: alcune idee
Come strumenti, come detto, abbiamo utilizzato Google Sheet, ma per la nostra esperienza possiamo dire che non è lo strumento migliore. L’ideale è poter svolgere questo meeting in presenza, ma certamente non mancano i tools per svolgere una buona futurespettiva da remoto (solo per citarne alcuni, Miro, Lino, Trello,…).
Direi che questo è tutto! Vi assicuro che è stato moooolto divertente e sono uscite idee NUOVE, alcune molto fantasiose, ma altre attuabili fin da subito e che sono state messe in campo in campo già da… inizio mese! Se questa idea ha solleticato la vostra curiosità, non esitate a contattarci: saremo felici di condividere altri dettagli della nostra esperienza e scambiarci preziosissime opinioni e consigli.
