Pensare al futuro in modo collaborativo: la FutureSpective

Ok, ok. Gennaio è passato e con esso il grande momento di Hype su diete, sport, studio e tutta la lista dei buoni propositi di fine 2020. Il lavoro è ripreso a pieno ritmo e pandori e panettoni sono un ricordo lontano. Ora viene il difficile: mantenere gli obiettivi. Ad esempio noi, come ultima retrospettiva dell’anno abbiamo scelto un formato diverso dal solito: la futurespettiva. In questo articolo Gianni ci racconta come è andata e soprattutto, quali ingredienti sono necessari per impostare una retrospettiva guardando al futuro. Per cui, se i vostri propositi per l’anno nuovo, stanno lentamente sbiadendo non serve aspettare alla fine dell’anno: questa è l’occasione che fa per voi!

Per l’ultima retrospettiva dell’anno, ci siamo chiesti se il formato che solitamente utilizziamo per migliorarci fosse quello corretto. Svolgiamo regolarmente retrospettiva adottando il formato STOP, START, CONTINUE: è un ottimo formato che guarda al passato ma anche al futuro, e di volta in volta escono indicazioni interessanti. Il rischio, nell’utilizzare sempre lo stesso formato, è che si entri in un meccanismo di routine: finiamo per confrontarci con noi stessi e con gli altri ereditando ritmo e argomenti dalle retro precedenti col rischio di perdere sia entusiasmo che efficacia.

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Dicembre è il mese che chiude un anno ma che, contestualmente, getta la basi per il successivo. Per questo ci siamo detti: perchè invece di dedicare 2/3 dell’effort per guardarci al presente ed al passato (CONTINUE e STOP) non ci dedichiamo al 100% a futuro?

Ecco perché, per la nostra retrospettiva di fine anno, abbiamo deciso di adottare un formato mai sperimentato prima in CodicePlastico: la futurespective.

Futurespective: il futuro a portata di post-it

In cosa consiste? Il formato è molto interessante: dobbiamo proiettarci ad un’ipotetica data futura (potrebbe essere la fine del primo incremento di un progetto, un timeframe di 6 mesi, oppure i prossimi X sprint) e ipotizzare di aver raggiunto degli obiettivi. E’ molto importante esprimere gli obiettivi al tempo presente: con la mente e col corpo noi siamo là e quindi parliamo al presente!

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Ecco cosa è successo durante la futurespectiva.

Goal

Ciascuno di noi ha elencato i GOAL che, come CodicePlastico, ABBIAMO raggiunto nel 2021. Non vi tornano i verbi utilizzati? Ebbene si, i verbi sono corretti: ci siamo immaginati di essere già alla fine dell’anno e abbiamo identificato gli obiettivi raggiunti.

Per spiegarvi come funziona una retrospettiva vi proponiamo questo esempio: immaginiamoci di aver raggiunto l'obiettivo di produrre il primo vaccino contro il corona virus.

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Abbiamo raccolto tutti i nostri goal, li abbiamo clusterizzati e votato i cluster più significativi per ciascuno di noi.

Cosa potrà andare storto? Quali sono le chiavi del successo?

A questo punto abbiamo liberato l’immaginazione e la nostra esperienza, ed abbiamo ipotizzato i fattori di successo e quali di insuccesso che ci hanno consentito o hanno minato il raggiungimento dei goal.

Ad esempio, tornando al nostro goal di produrre il primo vaccino italiano per combattere il covid, i fattori di successo potrebbero essere:

  • che il sito web per la registrazione delle prenotazioni ha funzionato alla grande e
  • che l'utilizzo di presidi di protezione ha portato ciascuno di noi a non ammalarsi,

ma ci saranno stati anche aspetti negativi, che hanno minato il raggiungimento del risultato, come:

  • il mancato utilizzo di siringhe usa e getta che ha richiesto una complessa procedura di sterilizzazione al termine di ogni somministrazione ed ha dilatato i tempi e richiesto l'assunzione di 34.000 dipendenti.

Let’s do this!

Basandoci su questi ipotetici fattori di successo, abbiamo identificato le action items necessarie a raggiungere l’obiettivo.

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Quindi, tornando all'esempio sopra, l'acquisto di presidi medici di protezione individuale e di siringhe usa e getta, ma soprattutto la creazione di un sito per la prenotazione della vaccinazione.

Da qui potranno quindi nascere card nelle vostre board, che vi potrete assegnare e che potrete utilizzare come promemoria per i vostri buoni propositi del 2021, ma sarà ricco di meravigliose sorprese.

Vuoi organizzare una FutureSpettiva? Ecco la todo-list

1. Presentare l’obiettivo del meeting:

Non è troppo tardi per sfruttare questo meeting per settare i vostri obiettivi il 2021, ma potreste farlo anche per altri temi, come all’avvio di un nuovo progetto. Ricordatevi che l’obiettivo del meeting dev’essere chiaro e condiviso da tutti i partecipanti. Per questo, un paio di giorni prima, vi consiglio di annunciare il meeting sul canale Slack e iniziare a raccogliere e soprattutto a rispondere ai primi dubbi.

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Se il team non ha mai affrontato una futurespettiva è fondamentale che nell’annuncio sia spiegato brevemente il procedimento: il team deve guardare al futuro, al 2021, e definire processi, interazioni, strumenti, temi ideali e identificare come raggiungere questi obiettivi.

È fondamentale che il team arrivi al momento della futurespettiva con il giusto mindset.

In questo messaggio, ricordatevi di indicare:

  • Calendarizzazione: Ora,“luogo” (in questo momento di abbondanza di strumenti per fare call, non lasciate nulla al caso) e tempo necessario
  • Link allo strumento condiviso: noi abbiamo usato google spreadsheet per semplicità - non avevamo problemi di privacy particolari e ci siamo fidati dell’onestà del team nel dot voting, ma sappiate per esperienza che quando i goal sono tanti, il clustering richiede tempo.
  • Preparare e presentare un paio di esempi: è stato ri-presentato lo scenario del “rilascio” del primo vaccino italiano per combattere il coronavirus ed è stato fatta una simulazione di futurespettiva a velocità 6x (aka, velocità smodata)
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2. Tutto chiaro?

Accertarsi che tutto sia chiaro: se non ci sono dubbi… iniziamo!

3. Prepara il kit del bravo agilista

Qualcosa per segnare il tempo, qualcosa per prendere appunti, una buona dose di pazienza ;)

4. Si parte!

Scriviamo x goal per il prossimo anno? Per i prossimi 6 mesi? Per la prossima retrospettiva? Definiamolo insieme! In base all’obiettivo temporale della vostra futurespettiva settate l’orizzonte ed iniziate a scrivere goal. I gol saranno a volte anche fantasiosi, ma permetteranno di far emergere in modo libero i desideri più pazzi di ciascuno di noi. Dalla nostra futurspettiva è emerso che siamo diventati la prima software house italiana, per cui rimbocchiamoci le maniche e buon lavoro a tutti :)

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5. Mettiamo tutte le nostre idee nella colonna Goal

Noi abbiamo deciso di utilizzare Google Sheet, suddividendo il foglio in 6 colonne:

  • Goal
  • Cluster
  • Voti
  • Opportunità (Cosa ci ha consentito di raggiungere l’obiettivo?)
  • Rischi (Cosa HA MINATO il raggiungimento dell’obiettivo?)
  • Action Items

6. Clusterizziamo le idee

Troviamo una descrizione per il cluster che racchiuda TUTTI i goal che contiene. Nessuno deve dire si, ma il mio goal…

7. Votare!

Votiamo i cluster e ordiniamoli in base al punteggio in ordine descrente.

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8. Identifichiamo cosa ha minato il raggiungimento del MACRO-GOAL di questo cluster.

Attenzione… HA MINATO, ricordatevi che partiamo sempre dal presupposto che l’obiettivo è stato raggiunto per cui quello che andiamo ad individuare è un rischio che, durante l’ipotetica vita del progetto, abbiamo rilevato e gestito e la cui gestione ci ha permesso di raggiungere l’obiettivo, ma che certamente non vogliamo più trovarci ad affrontare.

9. È il successo, darling!

Identifichiamo gli elementi di successo.

10. L’azione è tutto!

Identifichiamo le action da mettere a terra per raggiungere quest’obiettivo

11. Saluti

Si chiude, si ringrazia, si saluta.

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Tieni il tempo!

A livello di tempistiche vi serviranno 2 ore giuste, così suddivise:

  • Set the Stage (5 minutes) => Esempio
  • Generate Goals (10 minutes) => Generazione dei goal
  • Gather Data (30 minutes) => Clusterizzazione e definizione nume del cluster
  • Generate Insight (40 minutes) => Pro e contro di ciascun cluster
  • Decide What to Do (30 minutes) => Action items
  • Close (5 minutes) => Saluti

Strumenti: alcune idee

Come strumenti, come detto, abbiamo utilizzato Google Sheet, ma per la nostra esperienza possiamo dire che non è lo strumento migliore. L’ideale è poter svolgere questo meeting in presenza, ma certamente non mancano i tools per svolgere una buona futurespettiva da remoto (solo per citarne alcuni, Miro, Lino, Trello,…).

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Direi che questo è tutto! Vi assicuro che è stato moooolto divertente e sono uscite idee NUOVE, alcune molto fantasiose, ma altre attuabili fin da subito e che sono state messe in campo in campo già da… inizio mese! Se questa idea ha solleticato la vostra curiosità, non esitate a contattarci: saremo felici di condividere altri dettagli della nostra esperienza e scambiarci preziosissime opinioni e consigli.

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